運転記録証明書の一括申請方法

作成前に、下記項目

◆委任状作成前の検討事項

◆委任状を作成配布する際の注意事項

を読んでから作成してください。

申請用紙は、下記画像で確認して、

▶申請する都道府県事務所に申請用紙等を送付依頼するか、

▶下記、作成用の PDF または Excel をダウロード

　して使用してください。

•••　画像　見本　•••

◆委任状作成前の検討事項

　「運転記録証明書の分析結果」項でも説明しましたが、企業が、まとめて一括申請した場合、証明書以外に「運転記録証明書の分析結果」が提供されますので、どの範囲の資料が必要か検討して　から申請してください。

❶証明期間
　過去 ５年間、３年間、 １年間 の ３種類
☆ 意識付け対策として、社員に「ゴールド免許」を目指さすためにも証明期間５年間で申請するのがよいでしょう。
☆ 企業が一括まとめて申請する場合は、証明書の証明期間以上の「分析結果」の提供を受けることはできませんので注意してください。

❷申請先を、一つのセンター事務所にするか否か。

　支店管理に任せている場合は別として、会社全体、支社全体像を知りたいのであれば、各支店等をまとめて一つのセンター事務所に申請すれば、集計作業が省略できます。

例１　各支店別に申請した場合

Ａ支店　→　Ａセンター事務所　→　Ａ支店の「分析結果」
Ｂ支店　→　Ｂセンター事務所　→　Ｂ支店の「分析結果」

Ｃ支店　→　Ｃセンター事務所　→　Ｃ支店の「分析結果」 

▶集計は、本社がすることになり、会社全体像の「分析結果」の提供もない。

例２　本社がまとめて一括申請した場合

本社が、Ａ・Ｂ・Ｃ支店をまとめて一括申請

　　　　　　　↓

　　　　Ｄセンター事務所

　　　　　　　↓

　・会社全体の「分析結果」

　・Ａ、Ｂ、Ｃ各支店の「分析結果」

▶各部署別を明記した委任状をまとめて提出し、「全体 と 各別 の分析結果が必要」と伝えておかないと、提供されません。

　※　申請時に、部署別の一覧表を添付すると良いでしょう。 

▶初めて申請する場合は、

　要望事項や書類不備の有無の確認もできますので、直接センター事務所に行って、申請した方がよいでしょう。

　また、 630円×人数分 の手数料をその場で払うこともできます。

◆委任状を作成配布する際の注意事項

▼委任状の委任内容 

❶ 委任内容に注意してください。
　委任状の委任内容は、運転記録証明書の
　① 申請、受領の同意
　② 自動車安全運転センターが提供する資料の同意
　 　•••運転記録証明書の分析結果等
　③ 証明書の内容を確認することの同意
　④ 使用目的の同意
となっているか、よく確認して下さい。

　もし、委任状の委任内容に
②「自動車安全運転センターが証明書の内容を交通事故防止上の統計分析資料の作成に使用し提供すること」が無ければ、センターから証明書以外の資料提供はありません。

③ 「並びに代理人が証明書の内容を確認の上で交通事故防止のための資料として活用すること」が無ければ、証明書は封緘された封書になり、委任者個人しか開封できません。

 
❷ 社員への説明と押印について ••• 最注意事項
　必ず、社員に取得目的と
　上記❶の内容を説明して理解してもらわないと後でトラブルになる恐れがあります。

   特に、押印は 申請者本人が自ら認印で押印 したものでなければなりません。

   管理者等が、会社で預かっている印鑑で押印することは絶対避けてください。

　•••過去に、２回、会社が勝手に運転記録証明書を取得したと、新聞沙汰になったことがあります。

❸ 委任状には、連記用と一人用とがある。
≫　連記用
　　　１５名分が記入できる。
≫　一人用 （１人一枚用）

　　　申請者が、他人に年齢や生年月日を知られたくない等の申し出があった場合に使用できます。

❹ 代理人は、人と車を管理する人
　 委任状に記載されてある代理人は、　人と車を管理する立場の人　となり、会社一括申請でしたら、業務部長、総務部長がいいでしょう。

❺ 他に必要な書類
　 委任状が出来上がったら　交付申請書　を作成してください。
　 代理人は、委任状の代理人と同じ、担当者は、事務を担当する者となります。